小白讲Excel:表格引用样式的哪些秘密?你都知道吗?

2022年9月21日 0 Comments

大家好,我是廖晨,一个爱聊Excel的小胖子。有个初学Excel的朋友问我: Excel要从哪学起呢?是熟悉记某些函数,还是先掌握某些好用的功能,还是先熟悉菜单中的各种命令按钮的功能和位置吗? 其实答案都不在其中,正确的答案是引用样式,可能有的人用了Excel好多年,都不知道什么是引用样式?它是Excel使用基础,不论公式还是强大的内置功能,都跟它息息相关。今天我们一起就来扒一扒关于引用样式的哪些事!

引用样式就是Excel为方便管理使用表格数据而定制的规则,它规定了在表格中如何引用某个单元格,在公式中如何引用某些单元格以及如何调用外部表格文件的表格数据。在讲述这些之前,我们先图解一下与之相关的操作界面:

看过上图后,对Excel工作表的工作布局有了一定的了解,它主要是有行号和列标来将整个工作表划分成小格子,每个小格子的学名叫单元格,我们鼠标左击某个单元格为选中,双击为激活单元格,激活就可以编辑和录入公式,不论选中或激活单元格,都会在名称框显示当前单元格名称,默认为A1引用样式下的引用位置编号;接下来我们就来详细了解一下:

用A-XFD标记列标,用数字1-1048576(office 2007版以后)标记行号就是A1引用样式,也是Excel默认的引用样式。

假如我们用C3单元格引用A1和B1的单元格的数据进行求和,单击C3单元格(激活C3单元格),就可以录入=A1+B1或=sum(A1:B1)或=sum(A1,B1)来实现计算结果,例子虽然简单,却包含了A1引用样式的基本规则和引用运算符:

1.规则: 列标前,行号后,组合就是引用单元格位置编号,A1就是A列第1行的单元格,B1就是B列第1行单元格,而C3C和A1,B1什么关系呢?C3就是A1,B1的“从属单元格”,A1,B1则是C3的“引用单元格”;这种说法并非凭空捏造,它是有据可参的,你点击任意A1或B1,选择【公式】下的【追踪从属单元格】或者你单击C3,选择【公式】下的【追踪引用单元格】就会显示如下图所示:说白了“引用单元格”就是能影响C3结果的单元格!

哪它有什么用吗?当然,当你的公式存在多个单元格引用或逻辑引用比较复杂,又无法判断引用关系或从属关系时,你就可以通过上面的方法进行可视化关联单元格,方便排查问题引用!

2.引用运算符共有3个:(冒号),(逗号), 空格,均为英文半角(注:输入法的显示上表示半角状态,为全角)下的符号;

冒号:连续单元格引用范围的简写符号,比如:引用A1,A2,A3,B1,B2,B3这些单元格,因为它们位置相邻且连续,我们可以用A1:B3来表示;引用E列所有的单元格则用E:E表示,第5行所有单元格则为:5:5;在案例中因为A1,B1连续,我们可以写为A1:B1,当然也可以写成A1,B1,这就是下一个要讲的引用运算符:逗号。

逗号:官方名称:联合运算符,可以将多个引用单元格或范围联合起来,通常用于非连续的单元格引用或引用范围,

空格:官方名称:交叉运算符,用于代表两个或两个以上的引用范围交集,实际运用中并不多见。

提示:除了手动录入引用范围外,还可以将鼠标滑至选区选区四角任意一角,图标变为调整样式样式时,按下左键拖拽调整选区范围;

除了上面的用法外,还有一个常用的引用符号$,它叫绝对引用符,也可以理解锁定符,不论列标或行号前面加上它,在拖拽填充公式的时候,$后的列标或行号不再随着单元格位置的不同发生变化;它和行列的不同组合,可以将用法分为2种:

Ⅰ)$A$1:绝对引用,它常用于在公式中不能发生变化的引用单元格,比如:配置项,参考标准等,这么说估计你也很难理解,下面我们用个例子来说明一下:

一个有5家分店的销售额的表,其中A列为区域名,B列为销售额, C列为销售比率即每个店的销售额/销售额合计,用百分比显示!

销售额合计:选中引用范围B2:B6,按快捷键Alt+ = 或点击【开始】下的【自动求和】按钮,也可以在B7直接输入=sum(B2:B6),结果一样。在C2输入=B2/$B$7,鼠标滑至C2右下角,变成 ╋ ,双击左键或按下鼠标左键,拖至C7完成公式填充,设置单元格格式为带有两位小数的百分号格式。效果如下:

如果不用绝对引用,在双击或拖拽填充公式的时候,除了C2外都显示#DIV/0!,因为填充公式时,Excel会按照默认的规则对公式修改,当填充C3单元格时,B2变B3,B7变B8,原则上B7不应该变,而B8为空,就会报“公式或函数不允许被零或空格除”错误;

好多初学的朋友一遇到错误就不知道怎么办,其实错误无非就是不符合Excel预定义的计算,录入的某些规则,只要我们足够了解它,它也会帮你更好的完成工作和项目,这也是积累经验的必要过程。

Ⅱ)锁定部分引用:在日常工作中,更多的情况是锁定行或列,这次就用一个我们从小就熟悉的例子来小解一下这种用法:制作99乘法表

在A2-A10,B1:J1创建1-9的序列,小技巧:在A2录入1,鼠标移至单元格右下角变╋时,按ctrl,鼠标左键拖至A10,而B1:J10用同样的方法创建数列。因为B1:J1的1-9的数据都在第一行,在引用这些单元格的时候需锁定行,而引用A2:A10的数字序列都在A列,所以引用时候就需要锁定A列,这样在拖拽的公式的时候,保证正确的引用数字,则在B2单元格的录入:=B$1&×&$A2&=&B$1*$A2,回车,然后拖拽完成公式的填充最后将同行的B1:J1A列数字的单元格结果显示为空,这样才是我们小时候的99乘法表,常用的方法是用IF函数来处理,今天我们就来尝试用更简单的方法:用条件格式不显示这些结果;选中B2:J10,点击【开始】下的【条件格式】,选择【新建规则(N)】,编辑格式规则窗口选“使用公式确定要设置格式的单元格”,输入=B$1$A2,点击“格式”按钮,选“数字”选项卡,点“自定义”,在“类型(T)”输入;;;后确定,再次确定完成条件格式设置。

我知道的A1引用模式就说完了,不过在Excel的世界,A1引用格式并不是独一无二,它还有个兄弟叫R1C1;如果将A-XFD也换成数字作为列标,就是接下来我们要讲的

行列都用数字做标记,为了区分就用ROW,Column(行,列)的英文首字母R(行)C(列),它与A1引用样式规则不同,它是先行后列,比如表示第3行第4列的单元格表示为R3C4,不过它还另一层含义就是,它相当$D$3;A$3用R1C1表示为R3C,而RC3相当与$C1,A1转化为R1C1模式的写法为RC[-1];哪么[]代表什么呢?[]代表相对引用,参考点为当前单元格,R的[]里的数字为正表示向下,为负表示向上,C的[]里的数字,正向右,负向左,数字几表示向什么方向数几个单元格,它有点像跳格子游戏;比如我们在R3C3里引用第1行第1列单元格,则录入=R[-2]C[-2],意思是从R3C3开始,向上走2个单元格,再向左走2个单元格就是第1行第1列,是不是有些绕,不过这只作为扩展内容,了解就好,因为它和A1模式可以互相切换,切换的方法如下:

【文件】菜单下的【选项】,选择【公式】选项,使用公式栏,找到【R1C1引用模式(R)】,去掉勾选切回到A1引用样式了!文章到这就接近尾声了,R1C1样式本来想细讲,后来觉得在工作用的实在太少了,就简单概括了一下。它们制定的规则和设计逻辑完全不同,至于为什么保留R1C1模式,也可能又是为了跟之前比较火的表格软件相兼容吧。好了文章最后依然给你准备了个小的彩蛋:问:如何快速切换引用类型?答:F4,依次按F4键,$B$2-B$2-$B2-B2。最后希望你能通过阅读,对你的工作和学习有所帮助,喜欢就关注我吧,我是廖晨,一个爱聊Excel的小胖子!

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